Aktenarchivierung
Wir geben Ihren Akten ein Zuhause
Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Akten, Dokumente, Pläne oder elektronische Datenträger, die über Jahre archiviert werden müssen, sind bei uns sicher und vertraulich aufbewahrt. So sparen Sie sich das lästige Suchen nach alten Unterlagen und das Bereitstellen von großen Lagerflächen. Die externe Aktenarchivierung ermöglicht Ihnen selbst kurzfristig Zugriff auf Ihre Daten – digital an Ihrem Rechner oder auch im Original.
Die Frye GmbH ist durch die SVG DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierter für den Geltungsbereich Aktenarchivierung. Wir behandeln Ihr Eigentum mit höchster Diskretion und garantieren Ihnen optimale Sicherheitsvorkehrungen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Akten korrekt einlagern
Die sichere Verwahrung von Akten bedarf einiger Vorkehrungen. Bei Fyre GmbH stellen wir sicher, dass wir alle geltenden Richtlinien erfüllen und prüfen regelmäßig deren Einhaltung. So können wir unseren Kunden zuverlässigen und sicheren Service bieten. Dazu gehört, dass wir auf Wunsch Ihre Dokumente in unseren Fahrzeugen abholen und sie zu einem unserer Hochsicherheitslager transportieren. Wir erfassen Ihre Unterlagen immer unter Eingabe von Kostenstellen, Abteilungen, Suchbegriffen, Zugriffsberechtigungen sowie definierten Vernichtungszeitpunkten.
Wie erfolgt die Lagerung Ihrer Akten?
Jedes Ihrer Archivstücke wird dabei mittels Barcode eindeutig gekennzeichnet. Je nach Bedarf ist eine Erfassung bis auf Einzelbelegebene möglich. Unsere eigens entwickelte Archivsoftware ermöglicht eine Dokumentsuche in kürzester Zeit anhand von Stichworten oder Codes. Alle Daten werden vor der endgültigen Lagerung noch einmal sorgfältig kontrolliert und abgeglichen. Die anonymen Archivboxen und die nach dem Zufallsprinzip zugewiesenen Stellplätze schützen vor unbefugtem Zugriff.
Aktenauslagerung - Ihre Vorteile auf einen Blick
- Kostenreduzierung um bis zu 70 %
- Archivierung in Hochsicherheitslagern
- Schneller Zugriff
- Optimaler Datenschutz
- Garantierte Diskretion
- Lückenlose Dokumentation
- Liefer- und Abholservice
- Kompetente Beratung
- Strukturierung von Inhouse-Archiven
- Aktensicherung und -rettung
- Vermietung von Archivierungssoftware
- Datenschutzgerechte Aktenvernichtung
Einhaltung der Fristen zur Aktenarchivierung
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sorgen dafür, dass die Menge Ihrer Akten wächst. So wird es für Unternehmen schwer, stets alle Fristen zu überblicken und somit Akten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht zu vernichten. Setzen Sie auf eine externe Aktenarchivierung, übernimmt Frye GmbH das für Sie. Bereits bei der Einlagerung wird der Vernichtungszeitpunkt definiert. So wird die gesetzliche Frist gewahrt und dennoch keine unnötig große Aktenmenge angehäuft.
Bei der Aktenvernichtung folgen wir einem festgeschriebenen Ablauf, sodass die hohen Sicherheits- und Datenschutzstandards gewahrt bleiben. Sollten sich Vorgaben ändern, wird entsprechend auch der Vernichtungszeitpunkt angepasst. Natürlich können Sie die Aufbewahrung auch über die gesetzliche Frist hinaus verlängern.
Archivierung elektronischer Rechnungen und Daten
Viele Rechnungen, Verträge und weitere wichtige Daten liegen nur noch in digitaler Form vor. Dennoch entbindet Sie das nicht von den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Elektronische Daten können auf Speichermedien wie CDs, DVDs oder Festplatten gesichert werden, die dann ebenfalls in unserem Hochsicherheitslager verwahrt werden. Dabei gilt es zu beachten, dass die Daten revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass keine Änderungen nachträglich mehr möglich sind.
Digitale Daten bieten Ihnen den Vorteil, dass wir Ihnen diese bei Bedarf direkt an Ihrem Schreibtisch zur Verfügung stellen können. Daher empfiehlt es sich, Dokumente regelmäßig digital zu archivieren. Gerne unterstützen wir Sie dabei: Mehr erfahren
Persönlicher Service
Unsere erfahrenen Mitarbeiter sind Ihre vertrauensvollen Ansprechpartner rund um die Aktenarchivierung, von der Abholung über die Aufbewahrung bis zur Vernichtung. Die Reaktion auf Ihre Anforderungen ist dadurch jederzeit schnell und flexibel garantiert.
Wir sind Ihr Partner, wenn es um Zuverlässigkeit, Diskretion und professionelle Service-Bereitschaft der externen Archivaufbewahrung geht.
