Aktendigitalisierung

Wir machen aus Dokumenten Daten

Wir bieten Ihnen individuelle Dienstleistungen und Lösungen rund um das Themengebiet Aktendigitalisierung, d.h. Digitalisieren bzw. digitales Archivieren von Papierdokumenten an.

Wir digitalisieren Dokumente bis zum Format DIN A3. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Schriftverkehr, Bauunterlagen und Zeichnungen.

Damit Sie Ihre Dokumente nach dem Digitalisieren schnell und komfortabel finden, bieten wir Ihnen optional eine Indexierung (Verschlagwortung) nach Ihren Wünschen und Anforderungen und oder eine automatische Volltextanalyse (OCR). Nach dem Digitalisieren und Indexieren werden die Daten auf digitale Datenträger, wie zum Beispiel CD, DVD oder Festplatte gesichert.

Zu unseren Dienstleistungen zählen neben dem Digitalisieren und Indexieren von Dokumenten auch die Nebenarbeiten, wie zum Beispiel Entklammern, Ausheften aus Ordnern und die Rückheftung im Anschluss an das Archivieren. Die Dokumente werden dabei unter Einhaltung des Datenschutzes bearbeitet. Optional kann auch, nach Ihrer Freigabe, die datenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 32757 (siehe auch Aktenvernichtung) der archivierten Unterlagen durch uns erfolgen. Durch den Einsatz von hochwertigen Scannern liefern wir Ihnen eine entsprechend hohe Qualität.

Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben sich nach BDSG § 5 (Bundesdatenschutzgesetz), dem deutschen Bankgeheimnis, auf das Sozialgeheimnis gemäß § 35 SGB I sowie auf das Datenschutzgesetz gemäß § 6 LDSG verpflichtet! Weiter haben alle Mitarbeiter ein Führungszeugnis vorgelegt.

frye umzugsunternehmen leistungen aktendigitalisierung content

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage


1. Vorbereitende Maßnahmen zum Digitalisieren (Scannen)

Das Vorbereiten zum Digitalisieren umfasst folgende Leitungen:

  • Entnehmen des  Beleggutes aus den kundenindividuellen Aufbewahrungsbehältnissen (z.B. Leitzordner) 
  • Entfernen von eventuell vorhandenen Heftklammern oder sonstige Befestigungsmaterialien jeglicher Art.
  • Reparatur (kleben, bügeln, usw.) im Rahmen der technischen Möglichkeiten, von beschädigten Beleggut.

2. Scannen 

Jede Seite (bis DIN A3) wird mit Hochleistungsscannern gescannt und in der Dateiform PDFA oder TIFF gespeichert.


2.1 Scannen je Blatt

Das zu digitalisierende Beleggut wird von der Frye GmbH gescannt, komprimiert und zwischengespeichert. Die Qualitätskontrolle erfolgt während des Scanvorganges direkt am Scanarbeitsplatz. Bei unzureichender Qualität des Scanergebnisses wird zur Ergebnisoptimierung das betroffene Dokument mit veränderten Parametern erneut gescannt. Die Vollständigkeit der Scannungen wird durch die genutzte Technik (3 Ultraschallsensoren-Doppelblattkontrolle) gewährleistet.


2.2 Kopie

Die Frye GmbH erstellt Kopien (bis DIN A3) des vom Kunden bereitgestellten Beleggutes, welches nicht scanbar ist (z.B. Material größer als DIN A3, Hardcover, nicht abriebfest, usw.).

3. Archivierung auf Datenträger

Die Frye GmbH stellt die digitalisierten Daten, in Abhängigkeit der anfallenden Datenmengen, zu einer oder mehreren Dateien zusammen und archiviert diese auf einen digitalen Datenträger. Für das Archivieren dieser Dateien stehen folgende digitale Datenträger zur Wahl:

3.1 CD-ROM

Die maximale Dateigröße für diesen Datenträger ist auf 600 MB begrenzt.

Dieses entspricht einer Datenmenge von ca. 30 breiten Leitzordnern.

3.2 DVD-ROM

Die maximale Dateigröße für diesen Datenträger ist auf 4,7 GB begrenzt.

Dieses entspricht einer Datenmenge von ca. 220 breiten Leitzordnern.

3.3 Weitere digitale Datenträger

Weitere digitale Datenträger, z.B. Festplatten usw. sind auf Anfrage möglich.

 

4. Nachbereitende Maßnahmen 

Die Frye GmbH heftet die gescannten Akten wieder im ursprünglichen Zustand in die jeweiligen Behältnisse zurück. Erstellte Kopien werden entfernt und vernichtet.

 

5. Lesesoftware

Die Lesesoftware ist für jeden einzelnen Datenträger zwingend erforderlich, um die dort archivierten Daten komfortabel lesbar zu machen, d.h.in dieser Software werden die Suchbegriffe abgefragt, nach denen indiziert wurde.

 

6. Vorbereitende Maßnahmen zum Indizieren

Die Frye GmbH erstellt nach Maßgabe des Kunden eine individuelle Indizierungsmaske, die später in der Lesesoftware verwendet wird. Dort werden die Suchbegriffe festgelegt nach denen die Indizierung erfolgen soll. 

 

7. Indizieren

Die Frye GmbH bietet bei der revisionssicheren Software Scanfile das Indizieren mit bis zu 10 Schlagworten mit jeweils max. 15 Zeichen / Schlagwort und je Datenträger an. 

Die Schlagworte für das Indizieren sind vom Kunden vorzugeben. Das Indizieren wird manuell durchgeführt. 

Alternativ besteht die Möglichkeit eine automatische Volltextanalyse (OCR) durchzuführen. Die Dateien werden dann im PDF-oder PDFA-Format gesichert. 

 

8. Probearchiv

Die Frye GmbH bietet die Möglichkeit zum Erstellen eines Probearchivs mit realem Archivgut an. Die dabei entstehenden Kosten werden bei einer Auftragserteilung dem Auftragswert gegengerechnet.

 

9. Abholen des Archivgutes

Die Frye GmbH holt auf Wunsch das Beleggut direkt beim Kunden ab und stellt sicher, dass dieses unversehrt und unter Wahrung des Datenschutzes zu der bearbeitenden Abteilung gebracht wird.

 

10. Aktenvernichtung (optional)

Die Frye GmbH vernichtet auf Wunsch und nach Freigabe durch den Kunden das gescannte Aktenmaterial.

Folgende Arbeitsschritte werden durchgeführt:

  • Erfassen des Beleggutgewichtes
  • Vernichten des Beleggutes nach der Sicherheitsstufe P4 in den Schredderanlagen, direkt anschließende Ballenpressung,
  • Zuführen des geschredderten Materials zum Recyclen,
  • Erstellen eines Vernichtungsprotokolls nach der erfolgten Vernichtung. 


Die Frye GmbH ist durch die SVG DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierter für den Geltungsbereich Aktenarchivierung

Anfrageformular Icon Nachricht senden Rückrufservice Icon Nachricht senden
frye ansprechpartner mark korytkowski
Ihr Kontakt
Mark Korytkowski

Aktenlagerung / Qualitätssicherung

m.korytkowski@frye.de
+49 (0)2595 9694-18